arindhaayuningtyas

EKSISTENSI PROFESI SEKRETARIS

Posted on: April 19, 2012

Gambar

A.    Pendahuluan

                Keberadaan suatu unit kerja, organisasi pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuannya pada dasarnya menjadi tanggungjawab pimpinan organisasi yang bersangkutan. Perlu disadari bahwa organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur penentu. Salah satu unsur yang memegang peranan penting adalah unsur anggota organisasi yang meliputi unsur pimpinan tertinggi, menengah , bawah sampai tenaga pelaksana. Dari sekian banyak unsur anggota organisasi yang diharapkan menjadi penyumbang jasa terbaik, terdapat satu profesi yaitu sekretaris. Sejauh mana peran keberadaan sekretaris, antara lain akan dapat diketahui dari ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

            Mulanya, sekretaris melaksanakan tugas-tugas administratif terbatas seperti mengetik, menata arsip dan resepsionis. Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini, disaat tugas pimpinan semakin kompleks, berangsur meningkat pulalah tuntutan kemampuan kerja bagi seorang sekretaris. Sekretaris yang kini sudah diakui sebagai profesi, diharapkan mampu sebagai asisten administratif manajer atau pimpinannya. Selanjutnya, keberadaan sekretaris tidak terbatas menangani kesekretariatan, melainkan memungkinkan berperan sebagai pemimpin dalam kelompoknya, bahkan memimpin unit kerja sekretariat. Keberadaan sekretaris   kadang-kadang muncul persepsi yang berbeda-beda, namun kenyataannya sekretaris sudah diakui sebagai profesi.

           

 B.     Pembahasan

            Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. (Rosidah, 2005,11).

Keterampilan-keterampilan khusus yang diperoleh pada pendidikan formal di antaranya (akunting, pemrosesan informasi, mengetik, menyimpan arsip, dan stenografi) merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang yang berprofesi sebagai sekretaris. Pendidikan sekretaris saat ini merupakan salah satu jenis pendidikan bisnis, maksudnya dapat berbentuk pendidikan setingkat college maupun diploma dengan bentuk pendudikan vokasional.

Pendidikan vokasional dalam bidang pendidikan bisnis merupakan jenis pendidikan untuk menghasilkan tenaga administratif, salah satunya adalah sekretaris. Perkembangan pendidikan vokasional jenis pendidikan bisnis di beberapa negara maju  saat ini memberikan keterampilan kepada para peserta didiknya beberapa pengetahuan dan keterampilan.

            Pendidikan formal saja masih dirasa kurang cukup memperkaya pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Untuk itu seorang sekretaris harus memiliki pengalaman yang memadai sehingga sekretaris menjadi lebih arif dalam menjalankan perannya tersebut. (Rosidah, 2005,11).

            Profesi sekretaris merupakan profesi yang menyenangkan karena mereka bekerja di kantor dengan ruangan yang nyaman dan ber AC, dari segi penampilan pun seorang sekretaris dituntut untuk berpakaian yang rapi serta menarik sehingga indah dipandang mata. Masyarakat sering beranggapan bahwa sekretaris merupakan pekerjaan yang hanya berkutat dengan urusan mengetik tetapi sebenarnya banyak keahlian dan keterampulan lainnya yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Agar masyarakat tidak terus menerus menganggap demikian, sebaiknya sekretaris sendirilah yang harus menepisnya. Mereka harus bisa membuktikan kinerjanya bahwa mereka bisa memberikan kontribusi yang nyata untuk perusahaannya.

            Jalan untuk menjadi seorang sekretaris tidaklah mudah, semuanya harus dimulai dari bawah. Ada pengaruh nasib dan keberuntungan, tetapi sebenarnya yang sangat berpengaruh adalah kemampuannya dan juga tergantung pada individu masing-masing dalam mempersiapkan masa depan mereka. Berbagai tahapan harus dilalui seorang sekretaris untuk menjadi profesional. Awalnya mereka harus menjadi sekretaris yunior, sekretaris senior kemudian mungkin bisa naik lagi menjadi seorang general manager. Semua tahapan itu akan menambah pengalaman dan juga keterampilan seseorang untuk lebih meningkatkan kinerja yang selanjutnya,

            Untuk mencapai puncak karirnya, seorang sekretaris harus memiliki latar belakang pendidikan khususnya di bidang kesekretariatan. Hal tersebut merupakan syarat utama untuk bekerja menjadi  sekretaris. Untuk menunjang keterampilan, rasanya masih diperlukan kursus tertentu. Juga bisa ditambah dengan mengikuti seminar-seminar kesekretariatan, ataupun bergabung dengan ikatan sekretaris Indonesia.

            Dalam mengembangkan karirnya, seorang sekretaris harus memiliki dedikasi yang tinggi. Mereka harus memiliki kesadaran bahwa tanggung jawabnya lebih besar justru saat pimpinan sedang tidak ada di tempat. Karena ia harus mempelajari materi yang sedang ditangani pimpinan. Dedikasinya sangat penting sehingga tugas apapun yang dilimpahkan bisa dikerjakan dengan baik.

            Komunikasi dengan pimpinan juga sangat penting, harus terjadi komunikasi dua arah. Contohnya dalam berdiskusi dengan pimpinan, kemudian pimpinan akan memberikan pengarahan yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Mereka harus bisa terbuka dengan saran dan kritik, baik itu sekretaris maupun pimpinan. Sehingga kan selalu ada perbaikan untuk kinerja yang selanjutnya.

            Bekerja di sebuah perusahaan sebagai seorang sekretaris membutuhkan kemandirian yang besar. Misalnya membetulkan printer yang rusak sesuai dengan kemampuannya. Kemudian seorang sekretaris yang ingin sukses dalam bekerja dan bisa menikmati pekerjaannya, mereka harus mempunyai relasi personal antara dirinya dengan pekerjaannya, mereka harus mempunyai chemistry. Hal tersebut akan menambah semangat dalam bekerja, dan mereka harus bisa menghargai pekerjaannya.

            Sekretaris yang baik dituntut mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional. Profesional di sini maksudnya adalah bekerja dengan sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalam job descriptionnya. Seorang sekretaris mampu berpikir kritis jika mereka memiliki pengetahuan yang luas, baik dalam bidang kesekretariatan maupun dalam bidang lain yang masih berkaitan dengan profesinya maupun pengetahuan umum lainnya.

            Sejauhmana tugas sekretaris secara formal tergantung pada job/wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaannya, pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal yang saling berkaitan. Seorang sekretaris harus bisa menjalankan tugas dengan berbagai keterampilan. Misalnya tugas seorang sekretaris dalam membuat surat, tentang cara membuat surat yang baik, bahasa yang baik dan benar seperti apa, sekretaris juga harus memiliki pengetahuan serta mampu mengoperasikan mesin ketik maupun komputer.

            Tugas sekretaris tidak lepas dari bagian tugas pimpinan. Ada kalanya pimpinan mengundang bawahan untuk menyelenggarakan suatu rapat, tetapi dalam waktu yang bersamaan mendadak pimpinan mendapat tugas lain yang lebh penting. Dengan kondisi yang seperti itu maka terpaksa pimpinan mengalihkan tugas kepada sekretarisnya. Kondisi tersebut memaksa sekretaris untuk mampu melakukan komunikasi lisan dan keterampilan berpresentasi.

            Presentasi tidak hanya pada saat rapat, tapi bisa juga pada kesempatan yang lain, misalnya saat berpidato, menjadi pembawa acara, serta nara sumber dalam seminar. Agar sekretaris mempunyai nilai lebih bagi pimpinannya, tidak salah jika keahlian itu juga dikuasainya.

            Sukses tidaknya seorang sekretaris tidak saja ditentukan oleh keterampilan dalam melakukan pekerjaannya tetapi ditentukan pula kerjasama dengan pimpinan. Agar dapat berperan bagi pimpinan, sekretaris dituntut menguasai kecakapan perkantoran, mampu diserahi tanggung jawab meskipun hal tersebut dilakukan tanpa pengawasan langsung dari pimpinan, memiliki inisiatif serta mampu menilai keadaan kantor dan mengambil keputusan yang perlu  selama masih dalam area wewenangnya.

            Di samping itu sukses bekerja sama juga dipengaruhi oleh sejauh mana ia mengenal watak pimpinan. Kemampuan bekerja sama dengan orang lain merupakan aset yang berharga, untuk itu dibutuhkan perasaan senang. Perasaan tersebut tergambar dari permukaan wajah yang dapat mempengaruhi yang ada di sekelilingnya.

Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam memberikan dukungan semangat kerja pimpinan. Untuk itu sekretaris harus berusha mengenal pimpinannya yang meliputi sifat pimpinan, adat kebiasaan, hobi serta kekuatan dan kelemahannya, cara dan kemajuan kerjanya, apa yang diperlukan untuk pekerjaannya, dsb. Dengan sikap kompromis, proaktif serta asertif, seorang sekretaris akan dapat mengambil peran secara optimal dalam meringankan pekerjaan pimpinan. Sikap positif sebaiknya dikembangkan untuk lebih dapat mengefektifkan peran tersebut, sehingga akan diperoleh hasil yang memuaskan.

 

 

 C.    Penutup

Ruang lingkup tugas pimpinan atau manajer suatu organisasi atau perusahaan  cukup kompleks, meliputi tugas-tugas kepemimpinan  yang merupakan tugas pokoknya, serta tugas-tugas administratif sebagai penunjang tugas pokoknya tersebut. Pekerjaan administratif atau pekerjaan kantor sebagai partner ideal pekerjaan operatif cukup rumit dan banyak membutuhkan waktu penyelesaian. Dalam kondisi yang demikian manajemen mutlak membutuhkan bantuan staf administratif  yang handal, khususnya sekretaris yang mempunyai keterampilan di bidang kesekretariatan.

            Oleh karena itu, keberadaan sekretaris sangat dibutuhkan untuk membantu dan meringankan tugas pimpinan, dalam arti dapat menunjang kelancaran kerjanya, dan bahkan dapat berfungsi sebagai manajer atau pimpinan suatu unit kerja sekretariat atau kantor.

            Profesi sekretaris cukup prospektif mengingat kesekretariatan sebagai sub system unit kerja organisasi atau perusahaan cenderung diperlukan, apalagi di era persaingan bisnis yang semakin tajam. Agar efektif dan efisien, para menejemen harus terfokus kepada tugas-tugas manajerialnya, dibantu sekretaris yang secara professional menangani pekerjaan administratifnya.

            Untuk menjadi sekretaris juga diperlukan spesifikasi khusus agar nantinya mereka bisa menjasi seorang sekretaris yang profesional, yang tidak hanya pandai dalam bidang kesekretariatan tetapi juga di bidang lain yang masih bersangkutan dengan bidangnya. Juga diperlukan kemampuan interpersonal dalam melakukan pekerjaannya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: